Política de Tratamiento de Datos Personales – Fundanita IPS

FundAnita IPS, en cumplimiento de lo dispuesto en La Ley 1581 de 2012; el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y las demás normas que se promulguen sobre la protección de datos personales, y datos complementarios que requieren reserva, como la historia clínica, la historia psicológica y los conceptos profesionales que se emitan en las mismas; en su calidad de Persona Jurídica Responsable del Tratamiento de la mencionada información personal, que sea registrada tanto en sus bases de datos, como en sus archivos en físico; y que sean voluntariamente suministrada por los titulares, hace pública sus Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, en especial en lo pertinente a su privacidad y confidencialidad, previas las siguientes definiciones:

1. Definiciones

1.1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que La Fundación Centro de Psicología Clínica y de Familia “Anita” y Centro de Conciliación (en adelante FundAnita IPS) pueda llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

1.2. Confidencialidad: la obligación que tienen todas aquellas personas que intervengan en eltratamiento de los datos, de garantizar la reserva de la información recogida, aún después determinada la relación que originó el tratamiento de los datos. Se exceptúa de la confidencialidad en los casos determinados por la Ley, pero siempre sujetos a la Constitución Nacional.

1.3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales conservados en medios físicos y/oelectrónicos recogidos por FundAnita IPS, en función de su objeto social, que sean susceptibles detratamiento.

1.4. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personasnaturales determinadas o determinables.

1.5. Dato público: es el dato personal que no es privado, semiprivado ni sensible. Se consideran datospúblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a sucalidad de comerciante o de servidor público.

1.6. Dato semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimientoo divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a lasociedad en general, como por ejemplo el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

1.7. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

1.8. Dato sensible: aquél que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar sudiscriminación, tales como los que revelan origen racial o étnico, la orientación política, lasconvicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, dederechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

1.9. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o enasocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable deltratamiento.

1.10. Política para el tratamiento de datos personales: documento que contiene las políticas ylineamientos generales, procesos y procedimientos para el tratamiento de los datos personales.

1.11. Responsable del tratamiento: es la persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio conotros decide sobre las bases de datos y el tratamiento de los datos. Para el caso particular, FundAnita IPSes la responsable del tratamiento de sus bases de datos y la información contenida.

1.12. Titular: persona natural de quien reposan datos personales en las bases de datos de FundAnita IPS y queson objeto de tratamiento.

1.13. Tratamiento: operación o conjunto de operaciones que sobre los datos personales realiza elresponsable del tratamiento o el encargado del tratamiento por cuenta de aquél, tales como larecolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.14. Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datospersonales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que asu vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país (Artículo 3º, Numeral4º del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).

1.15. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro ofuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de untratamiento por el encargado y por cuenta del responsable (Artículo 3º, Numeral 5º del DecretoReglamentario 1377 de 2013).

2. Datos de contacto del Responsable del Tratamiento

Los datos de contacto de FundAnita IPS, con NIT; 830.110.098-4, como Responsable delTratamiento de los Datos Personales, son:

Domicilio: Bogotá, Colombia

Dirección: Carrera 70 D No. 48 A – 78 Barrio Normandía Primer Sector

Teléfonos: 410 9944 – 416 8924

3. Tratamiento

El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de FundAnita IPS implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta política y para las cuales ha recibido autorización.

Eventualmente FundAnita IPS tratará datos de menores de edad y datos sensibles, caso en el cual lo haría cumpliendo con las siguientes disposiciones:

3.1. Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes. El tratamiento de datospersonales de niños, niñas y/o adolescentes, que no sean de naturaleza pública, cumplirá con lossiguientes parámetros y requisitos:

1. a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. c) Que se valore la opinión del menor de edad cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidadpara entender el asunto.
4. d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante legal o tutor del niño, niña y/o adolescente.

3.2. Tratamiento de datos sensibles. Cuando en desarrollo de sus procesos FundAnita IPS requiera tratar datossensibles, aplicará las limitaciones legales correspondientes al tratamiento de dichos datos, por locual se asegurará que:

1. a) El titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que porLey no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentrefísica o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar suautorización.
3. c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantíaspor parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro,cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamentea sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial.
5. e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

4. Finalidades

Según el titular de los datos personales, FundAnita IPS tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades, segúncorresponda:

• Gestionar procesos de atención psicoterapéutica presencial o virtual.
• Gestionar la vinculación a través de la verificación de datos y referencias, aplicación de entrevistas y/o pruebas.
• Realizar la gestión contable, administrativa, tributaria y financiera de la relación laboral o de la relación comercial, según corresponda, liquidar y pagar nómina u honorarios, pagar prestaciones sociales, diseñar y brindar capacitaciones y planes de bienestar, salud yprevención de riesgos laborales, implementar evaluaciones de desempeño, para resolución deconflictos y defensa jurídica, y otras actividades de recursos humanos.
• Registro de ingreso y salida de las instalaciones a través de datos biométricos.
• Seguridad de activos y personas que se encuentran en las instalaciones de FundAnita IPS, a través dela captura de la imagen mediante circuito cerrado de vigilancia.
• Verificación de datos, estudio de perfil, y todas las actividades necesarias para surtir unaconvocatoria y elección de la persona para el cargo o perfil correspondiente.
• Envío de correos electrónicos con información de los servicios, alianzascomerciales o convocatorias a programas, proyectos u otros, la invitación a participar y asistir atalleres, charlas y otros eventos, así como información que pueda estar relacionada con laprofesión de la psicología, los servicios de FundAnita IPS y cualquier otra información que, a juicio de FundAnita IPS, pueda ser de interés parala comunidad.
• Gestión administrativa, contable y tributaria de la contratación de proveedores.
• Creación de alianzas para la vinculación de expertos en determinadas áreas o el desarrollo deproyectos específicos que involucren la participación de personas naturales.
• Atención de peticiones, consultas y cualquier solicitud de información recibida.
• Gestionar la suscripción o registro voluntario del titular en la página web y redes sociales deFundAnita IPS, para el envío de información relacionada con nuestra misión.
• Gestionar legal, contractual, y administrativamente las diferentes relaciones civiles ocomerciales de FundAnita IPS.
• Publicación de imágenes fotográficas en la página web y redes sociales de FundAnita IPS.
• Diseñar, aplicar y gestionar entrevistas telefónicas, a partir de las cuales se realizarán seguimientos, se diseñarán planes, programas, proyectos o se tomarán decisiones por parte de FundAnita IPS en promoción y prestación de servicios. Los datos suministrados en las entrevistas,incluidas direcciones IP cuando a ello haya lugar, se mantendrán bajo medidas de seguridad yconfidencialidad y no serán objeto de comercialización por ninguna razón.
• Gestionar las solicitudes, programas, eventos, encuestas y demás servicios promocionados através de la página web y las redes sociales.
• Conocer y evaluar los comentarios formulados por los titulares al contenido de las páginas web y las redes sociales.
• El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujetaFundAnita IPS, y el envío de reportes, informes o datos a las autoridades en cumplimiento de la Ley.
• Las demás previstas en las respectivas autorizaciones de tratamiento de datos.

Los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley, acuerdo, alianzao contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades para las cuales han recibido la información, las cuales se enmarcarán siempre en las finalidades mencionadas.

5. Vigencia del Tratamiento

El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidado finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la Ley,contrato o sentencia según corresponda.

6. Autorización

Cuando FundAnita IPS requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de larecolección de los respectivos datos.

Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, ydebe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. Laautorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorizacióncuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funcioneslegales o por orden judicial;
2. b) datos de naturaleza pública;
3. c) casos de urgencia médica o sanitaria;
4. d) tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. e) datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, elDecreto 1377 de 2013 y la presente Política.

7. Derechos de los titulares

En virtud de la Ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FundAnita IPS, en su calidad deresponsable del tratamiento y frente a los encargados del tratamiento. Los derechos deactualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (oen su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen,modifiquen, supriman o deroguen).
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FundAnita IPS salvo cuando expresamente se exceptúecomo requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten,complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
3. c) Ser informado por FundAnita IPS o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso quele ha dado a sus datos personales.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lodispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante FundAnita IPS.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no serespeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/osupresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia hayadeterminado que en el tratamiento el responsable y/o encargado han incurrido en conductascontrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederáncuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o elresponsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
6. g) Autorizar que se divulgue y comparta su información personal y confidencial, con fines clínicos, jurídicos y/o legales, para lo cual deberá manifestarlo exclusivamente por escrito.

8. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares

De conformidad con la Ley y los pronunciamientos jurisprudenciales, los derechos del titular son:conocimiento, acceso, rectificación, actualización y supresión de sus datos personales (siempre que noexista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a FundAnita IPS para continuar con eltratamiento) y revocatoria de la autorización.

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico: ips@fundanita.com

8.1. Procedimiento de consulta

Los titulares podrán formular una consulta al correo ips@fundanita.comcuando deseen accedero consultar su información personal que reposa en las bases de datos de FundAnita IPS, para lo cual deberánadjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/oapoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acreditela calidad en la que está actuando (poder).

La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo dediez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término; salvo fuerza mayor o caso fortuito que hagan imposible dar respuesta oportuna.

8.2. Procedimiento de reclamo

Los titulares podrán presentar al correo ips@fundanita.comun reclamo cuando consideren que lainformación contenida en una base de datos de FundAnita IPS debe ser objeto de corrección, actualización osupresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en laLey 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar alreclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá estar acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a larecepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha delrequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido delreclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo entrámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberámantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince(15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderel reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en quese atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes alvencimiento del primer término.

9. Medidas de seguridad de las bases de datos

La información tratada por parte de FundAnita IPS estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso ho acceso no autorizado o fraudulento; no obstante la fundación se exonera de responsabilidad por al acceso fraudulento a su base de datos electrónicos, o su archivo en físico, y se compromete a iniciar las acciones judiciales en la eventualidad que ello ocurra.

De otra parte, la fundación igualmente deja en claro que la confidencialidad y reserva de los datos consignados y registrados en sus archivos electrónicos y físicos, puede ser incumplida por parte de la Fundación, en obediencia y acatamiento de UNA ORDEN DE AUTORIDAD JUDICIAL, la cual está obligada a cumplir, so pena de incurrir en el delito de Fraude a Resolución Judicial, el directivo y/o empleado que se niegue a cumplirla.

10. Vigencia de la política

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales, rige a partir del 14 de Agosto de 2017; y podrá ser modificada y ajustada en la medida que la Ley y/o la Jurisprudencia establezcan nuevos requisitos y/o factores de manejo y seguridad de la información, y la disponibilidad de la misma por parte de su titular.

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